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L’archivage des documents revêt une importance capitale pour tout le monde, que vous soyez dirigeant d’entreprise ou étudiant. Conserver ses documents administratifs permet de se mettre à l’abri d’éventuels ennuis avec les pouvoirs publics et les salariés, entre autres. Pour ce faire, il est conseillé de choisir une bonne méthode de rangement afin de ne pas être envahi par une pile de paperasse. Voici quelques conseils qui vous aideront.
Quel est le délai de conservation des documents ?
Quelle est la nature des papiers à conserver ? Sachez que le délai de conservation dépend grandement de la nature des documents. Par exemple, les factures de gaz ne peuvent pas avoir la même durée de conservation que les dossiers fiscaux d’une entreprise. De plus, il existe des durées légales pendant lesquelles toute personne (physique ou morale) a la possibilité de faire des réclamations par rapport à un document. Vous avez également la possibilité de saisir la justice et faire valoir un droit dans ce délai accordé par la loi. En somme, le délai de conservation n’est pas le même pour tous les documents.
Les documents d’une entreprise
Le délai de stockage des dossiers fiscaux (fiches, registre du personnel…) est de 5 ans. Les pièces comptables doivent quant à elles être archivées pendant une durée de 10 ans. Concernant les titres de propriété et actes de vente, l’entreprise doit impérativement les stocker pendant 30 ans. Ce délai est le même pour les fiches de répartition de l’intéressement et de la participation. Quant aux preuves comptables relatives aux salaires, il est recommandé de les conserver durant 10 ans. Enfin, les dossiers des employés licenciés doivent être conservés sur une période de 3 ans.
Les documents des particuliers
Quels documents les particuliers doivent-ils conserver ? Les factures de téléphones, la taxe d’habitation et les ordonnances doivent être stockées pour une durée d’un an. Vous devez également conserver les factures de gaz, d’électricité, d’eau pendant 5 ans. Le délai est le même pour les attestations de remboursement de maladie. En ce qui concerne les allocations et les preuves de remboursements d’allocations familiales, elles doivent être archivées sur une durée de 3 ans.
Prenez également soin de garder jalousement les originaux relatifs aux impôts sur le revenu pendant une période de 4 ans. Si vous avez des quittances de loyer, n’oubliez surtout pas de les conserver sur une durée de 3 ans après le terme du contrat de location. Les relevés de compte et les talons de chèque doivent être gardés en lieu sûr pour 5 ans.
Par ailleurs, il est conseillé de conserver à vie tous les documents suivants :
- Le carnet de vaccination ;
- La carte de groupe sanguin ;
- Le livret de famille ;
- Les actes d’état civil ;
- Les diplômes.
Les fiches de paie, les contrats et les certificats de travail font aussi partie des documents à stocker à vie. Lorsqu’on conserve des documents, il faut prendre soin de garantir leur sécurité afin d’éviter les mauvaises surprises.
Comment conserver les documents ?
Pour conserver les documents, vous pouvez utiliser des cartons ou des boîtes en métal disponibles sur le marché. Vous pouvez également utiliser des étagères ou des tiroirs à la maison. Mais, il est important de bien faire le rangement afin de s’y retrouver assez rapidement lors d’une recherche de documents. Vous devez donc classer les papiers par type et mettre une étiquette sur chaque boîte ou carton. À ce stade, sur les étiquettes, il faut faire une brève description de chaque contenu ainsi que la durée de conservation.
Par ailleurs, la numérisation est une solution intemporelle pour conserver tous documents. Il est surtout conseillé de numériser tous les papiers qui doivent être archivés sur une longue période comme les avis d’imposition.
Que retenir ? Archiver ses documents administratifs n’est pas un luxe réservé à certaines personnes. Cette tâche concerne tout le monde. Toutefois, la durée de conservation dépend de la nature du document. Pour éviter de laisser traîner ses documents, il est conseillé d’adopter une bonne méthode de rangement.
Pourquoi se procurer un porte document personnalisé pour stocker les documents administratifs de votre entreprise ?
Dans une vie professionnelle, nous avons souvent tendance à devoir stocker plusieurs dizaines de documents administratifs, si bien qu’il peut parfois être très difficile de savoir où donner de la tête… En effet, entre les documents liés aux factures, les documents commerciaux, ou encore les contrats que vous pourriez avoir, une mauvaise organisation peut rapidement mettre votre entreprise dans une situation assez périlleuse. Et pourtant, encore beaucoup d’entrepreneurs ne prennent pas encore ce sujet au sérieux, ce qui peut avoir des conséquences parfois irréversibles !
Si vous ne souhaitez pas vous trouver dans ce cas de figure précis, alors opter pour un porte-document personnalisé à l’effigie de son entreprise est sans aucun doute la meilleure des choses à faire. En effet, avec la possibilité de bien organiser vos documents, vous allez aussi pouvoir facilement en profiter pour mettre en avant votre organisation. D’ailleurs, cela pourrait rapidement devenir une idée à mettre en place à un niveau plus large, et pas seulement pour ranger vos documents administratifs !
En effet, si les organisations profitent aujourd’hui des porte documents pour bien s’organiser et ne rien laisser au hasard, il faut aussi noter qu’il y a d’autres opportunités avec ces produits de bureautique. Concrètement, un porte document peut très bien être utilisé en tant que document commercial, ce qui donnera lieu à de vraies opportunités pour une entreprise qui souhaite développer sa clientèle en proposant ses produits et ses services. Avec la possibilité de réunir toute une documentation au sein d’un même document, le porte document peut s’adapter à tous les usages possibles et imaginables, si bien que certains particuliers en profitent également pour personnaliser les porte documents qu’ils ont à la maison. Cela leur permet, également, de mieux organiser leurs papiers.