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Avec les nouvelles technologies de plus en plus utilisées, il existe de nombreuses applications dédiées à tous les domaines. Pour bénéficier d’une gestion par un syndic professionnel de petite, moyenne ou grande copropriété, il existe la possibilité d’opter pour un syndic de copropriété en ligne. Cette nouvelle façon de gérer votre bien comporte de nombreux avantages.
Qu’est-ce que le syndic en ligne ?
Lorsqu’une copropriété existe, selon la loi de 1965, elle doit être obligatoirement administrée par un syndic de copropriété. Ce dernier peut être bénévole, coopératif ou professionnel. Dans les syndics professionnels, le syndic en ligne se développe de plus en plus.
Cette nouvelle forme propose les mêmes prestations que le syndic traditionnel, mais à distance, par le biais d’Internet. Son statut est le même que le syndic professionnel traditionnel, à la différence qu’il n’existe pas d’agence physique. Le gestionnaire de la copropriété la gère depuis son téléphone et son ordinateur. Pour la garantie professionnelle, le gestionnaire est titulaire d’une carte professionnelle. Si vous souhaitez opter pour un syndic en ligne pour la gestion de votre immeuble, nous allons vous expliquer tous les avantages que vous pouvez trouver avec cette formule innovante.
Comment fonctionne le syndic en ligne ?
Le syndic en ligne s’occupe des missions qui lui sont confiées par les copropriétaires, au même titre que le syndic traditionnel. Il représente le syndicat des copropriétaires lors d’actions en justice ou d’actes divers. Il se charge d’envoyer aux copropriétaires les appels de fonds chaque trimestre et de collecter les charges de copropriété.
Le syndic en ligne s’occupe également de l’assemblée générale annuelle. Dans le même temps, il est chargé de suivre les contrats signés avec les divers prestataires, renégocie ces contrats à chaque anniversaire pour avoir un prix plus intéressant et suit le bon déroulement de travaux entrepris.
Il est également chargé du bon respect du règlement de copropriété et surveille le déroulement des décisions prises par les copropriétaires en assemblée générale annuelle. Si une faute de gestion est constatée, les copropriétaires peuvent alors poursuivre le syndic en ligne. Ce dernier est assisté par le conseil syndical qui contrôle et s’assure que le travail soit bien exécuté. Le syndicat des copropriétaires vote le quitus au syndic qui en assure sa bonne gestion. Le syndic en ligne met à la disposition des copropriétaires de l’immeuble qu’il gère, un espace en ligne nommé extranet.
Divers outils et informations sont à disposition des copropriétaires afin de les aider dans plusieurs domaines, notamment dans l’organisation des assemblées générales. Le syndic en ligne ne se déplace pas, sauf en cas d’urgence.
Quels sont les avantages du syndic de copropriété en ligne ?
Le syndic en ligne comporte de nombreux avantages. Il est extrêmement réactif par téléphone et e-mail qui sont les deux principaux outils qu’il utilise. Les échanges entre le gestionnaire et les copropriétaires peuvent également se faire par SMS pour aller encore plus vite.
Les copropriétaires disposent de tous les documents en ligne et peuvent les consulter à tout moment comme les divers contrats de prestataires, les appels de charges, comptes, procès-verbaux d’assemblées générales, documents juridiques comme le règlement de copropriété, etc. La loi Alur rendant l’extranet obligatoire, une interface est donc disponible pour les ordinateurs, tablettes et smartphones. Les documents sont mis à jour très régulièrement et comportent des informations exhaustives sur la gestion globale de la copropriété.
Grâce à cette gestion administrative et comptable dématérialisée, le gain de temps et d’argent est considérable. Outre le coût à bas prix du syndic en ligne, l’autre avantage principal reste la transparence. En effet, l’absence physique de personnel et de déplacement fait réaliser des économies. Par ailleurs, tous les documents liés à la copropriété sont abordables sur l’extranet de chaque copropriétaire et à n’importe quel moment.
L’aspect financier du syndic de copropriété en ligne
Le syndic de propriété est en moyenne quatre fois moins cher qu’un syndic de propriété traditionnel. Cette diminution importante de coût provient du fait qu’il n’y a pas de déplacements physiques dans les copropriétés et que, grâce à l’utilisation du numérique, les syndics en ligne peuvent ainsi proposer des tarifs extrêmement avantageux et très abordables. Les prix se situent aux alentours de 10€ par mois pour une année, contre 100 à 600 € TTC en moyenne pour un syndic de copropriété traditionnel. Il est quand même bon de noter que ce tarif est un forfait qui inclue seulement les actes courants. Un grand nombre de prestations sont facturées en option et peuvent ainsi faire augmenter le coût global annuel de façon significative, selon vos besoins.
À qui s’adresse le syndic en ligne ?
Le syndic en ligne s’adresse davantage aux petites copropriétés qu’aux autres, car il permet une gestion simplifiée de l’immeuble. Au-dessus de 30 lots, on retrouve des syndics de copropriété classiques, car il est préférable d’avoir des personnes physiques lors des assemblées générales. Dans le syndic en ligne, les copropriétaires sont davantage impliqués, car ils servent souvent de référents. En effet, ceux qui sont sur place servent de relais au syndic et surveillent les travaux par exemple, peuvent aussi signer d’éventuelles réparations et sont alors considérés comme de véritables intermédiaires.
La fin de contrat
Le syndic en ligne fonctionne pour la fin de contrat comme un syndic de copropriété classique. La durée maximale est de trois années. S’il y a renouvellement au bout de trois ans, le syndic entre en concurrence avec d’autres syndics. Des devis sont présentés aux copropriétaires lors de l’assemblée générale qui gère le renouvellement, et choisit ou non de remplacer son ancien syndic. Pour que le vote soit valide officiellement, il doit être prévu à l’ordre du jour. S’il y a une faute reconnue pendant la durée du contrat, le syndic en ligne peut être révoqué par décision de l’assemblée générale.
Comparaison entre syndic en ligne et syndic traditionnel
Le choix entre un syndic en ligne et un syndic traditionnel dépend essentiellement des besoins spécifiques de la copropriété. Voici un aperçu des principales différences entre les deux modèles, afin de guider les copropriétaires dans leur décision :
| Critère | Syndic en ligne | Syndic traditionnel |
|---|---|---|
| Coût annuel | Environ 10 à 30 € par lot | 100 à 600 € par lot |
| Mode de gestion | 100 % dématérialisée, via extranet | Présence physique, visites sur site |
| Réactivité | Excellente (email, téléphone, SMS) | Bonne à variable selon les agences |
| Convient à | Petites copropriétés < 30 lots | Copropriétés moyennes à grandes |
| Participation des copropriétaires | Elevée (référents sur site) | Modérée |
Ce tableau met en lumière que le syndic en ligne peut être particulièrement avantageux pour les petites structures avec des copropriétaires investis, tandis que les copropriétés plus importantes bénéficieront d’une présence physique pour gérer des situations complexes.
Les limites du syndic en ligne à connaître
Malgré ses nombreux atouts, le syndic en ligne n’est pas exempt de limites. L’absence de présence physique peut poser problème en cas de conflit entre copropriétaires ou lorsqu’une situation urgente nécessite une intervention rapide sur site. De plus, certaines copropriétés peuvent manquer d’un référent volontaire et fiable pour assurer la coordination locale avec le syndic.
Par ailleurs, la gestion à distance peut engendrer un manque de lien humain et une difficulté à établir une relation de confiance avec le gestionnaire. Enfin, le suivi de travaux complexes ou le traitement de contentieux juridiques peut être moins fluide qu’avec un syndic ayant l’habitude de gérer ce type de dossier en présentiel.
Quel avenir pour le syndic de copropriété en ligne ?
Avec l’évolution continue des usages numériques, le syndic en ligne semble avoir de beaux jours devant lui. Les jeunes copropriétaires, plus familiers avec les outils digitaux, sont souvent les premiers à plébisciter ce type de gestion pour son efficacité et sa transparence. La généralisation de la loi Alur et la transformation digitale des services publics favorisent également son implantation.
À l’avenir, il est probable que les syndics hybrides se développent davantage : une gestion essentiellement en ligne, mais avec des relais locaux ponctuels pour les situations qui le nécessitent. Ce modèle mixte pourrait répondre à la fois aux besoins d’efficacité numérique et à la nécessité de contacts humains dans certains cas précis.