L’organisation d’un événement sportif nécessite généralement des semaines voire des mois de préparation. En ce sens, des équipes doivent être formées, des règlements doivent être mis en place et des autorisations doivent être obtenues. La sécurité doit également être prise en compte pour garantir le succès de l’événement. Voici 3 conseils pour faciliter l’organisation d’un tel événement.
Planifiez pour une organisation fluide
Il est essentiel de faire une planification à l’avance pour une organisation fluide de votre événement sportif. Pour ce faire, constituez une équipe de bénévoles et d’experts de confiance. À cette phase, vous devrez éclaircir certains points tels que :
- l’objectif de l’événement et sa faisabilité,
- les règles en vigueur pour le déroulement de l’événement,
- la durée,
- le budget approximatif,
- le nombre estimé de participants,
- les sponsors éventuels, etc.
D’autre part, beaucoup d’organisateurs se tournent vers une billetterie en ligne pour organiser un événement et gagner du temps. Il faut dire que cette option ne nécessite aucun matériel et permet de suivre toutes les étapes de l’organisation de l’événement, comme l’inscription des participants ainsi que l’encaissement des paiements. De plus, il n’y a pas d’horaires d’ouverture et de fermeture de la billetterie. En outre, la vente de billets en ligne vous permet de vous concentrer davantage sur l’organisation de votre événement.
Créez un calendrier et une checklist pour votre événement
Il est aussi indispensable de créer un programme détaillé pour le jour de l’événement sportif. L’élaboration de ce programme peut s’avérer une tâche ardue, en particulier si vous envisagez de proposer plusieurs activités. Nous vous conseillons de penser d’abord aux spectateurs. Les événements sportifs attirent généralement de nombreuses familles avec enfants. Pour ne pas décevoir, assurez-vous que les activités principales sont bien organisées. Les diverses activités et participants peuvent aussi être amenés à partager du matériel et vous devez en tenir compte. Évitez donc de programmer en même temps deux activités qui nécessitent le même matériel.
L’étape suivante consiste à élaborer un plan concret. Il s’agira notamment de peaufiner les détails, comme les types de compétitions à organiser. Pour le tennis ou le football par exemple, vous avez le choix entre organiser un tournoi à élimination directe ou des matchs normaux. Définissez aussi le nombre d’équipes qui vont jouer.
Il faudra par la suite appliquer cette même logique à chaque activité sportive qui se déroulera lors de votre événement. De ce fait, vous aurez une idée plus concrète des équipements et services nécessaires.
Déléguez des tâches autant que possible
Gardez en tête que l’organisation d’un événement sportif nécessite non seulement une équipe dédiée à l’organisation en amont, mais aussi des personnes responsables de l’organisation le jour J (montage et démontage, orientation, rafraîchissements, animation, nettoyage, etc.). Il vous faudra également une équipe dédiée à la sécurité de l’événement. Déléguez donc autant de tâches que possible à une équipe solide et compétente.
Dans certains cas, vous devrez peut-être déléguer certaines tâches à des spécialistes, comme la sécurité, le nettoyage, le montage et le démontage du matériel, etc. Enfin, lors de manifestations sportives, les équipes doivent être clairement identifiées par des accessoires personnalisés tels que des maillots, des brassards, des t-shirts…
En tant qu’organisateur, vous devrez vous amuser comme tout le monde le jour de l’événement sportif, mais n’oubliez pas que vous avez une responsabilité envers tous les participants. Par conséquent, le succès de l’événement passe par un déroulement sans faille. Veillez à être accessible à tout moment pendant l’événement et soyez à l’affût de tout problème ou urgence.