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La transition numérique d’une entreprise peut passer par la mise en place de diverses solutions cloud, SaaS, mais également d’une dématérialisation de son service RH. Ce dernier point doit particulièrement être travaillé pour améliorer sa marque employeur et proposer une expérience collaborateur intéressante. Face aux nombreux enjeux que cela implique, il est important de bien comprendre les concepts derrière la digitalisation RH avant de penser aux situations dans lesquelles elle peut s’appliquer.
Centralisez et améliorez la gestion des documents et des process RH
Digitaliser les process du service RH s’inscrit dans un projet plus grand, celui de mettre en place un SIRH pour une entreprise. Plus concrètement, le Système d’Information de Ressources Humaines a pour vocation d’automatiser toutes les opérations liées au service RH à travers l’adoption de plusieurs solutions logicielles. Ces différents outils ou modules applicatifs vont permettre à leur tour de centraliser les différentes informations relatives à la vie d’un employé au sein de votre entreprise.
Dans ce sens, une bonne dématérialisation des process RH doit pouvoir réunir tous les documents qui font l’objet d’une communication entre le collaborateur et l’administration. Le processus doit également réussir à améliorer les différentes tâches que prend en charge ce service. On pourra parler de solutions comme :
- la réalisation d’entretiens d’embauche à distance,
- l’envoi des contrats de travail,
- la demande d’absence ou de congés payés,
- la déclaration des heures de travail supplémentaires réalisées,
- la transmission des frais de service, etc.
Vous avez également la possibilité de passer à la fiche de paie en ligne, cette méthode de dématérialisation vous fera gagner un temps considérable dans vos process RH.
Pour les entreprises comme pour les salariés, la dématérialisation des process RH vient avec son lot d’avantages. S’il est possible de remarquer rapidement une réduction de l’usage du papier au quotidien, d’autres points comme les délais de traitement raccourcis pour certaines procédures ne devraient pas tarder à se présenter. En plus de simplifier de nombreuses opérations, la digitalisation des process RH permet de limiter le risque d’erreurs lié à la saisie des documents utilisés en interne.
Au final, la plupart des tâches se retrouvent semi-automatisées, voire complètement automatisées pour améliorer les différents workflows d’une entreprise. On pourra s’intéresser par exemple au workflow d’accueil d’un nouveau salarié qui pourrait recevoir à son intégration à l’équipe, divers documents obligatoires. Ceux-ci devraient lui permettre de s’insérer plus facilement dans son nouveau cadre de travail et pourraient être accompagnés d’un accusé de lecture pour permettre à l’entreprise de remplir certaines obligations.
En dehors de ce workflow, divers autres cas d’usage peuvent être explorés pour mieux comprendre ce que la dématérialisation de vos process RH peut vous apporter.
Profitez de la digitalisation des process RH à travers 4 cas d’usage
La dématérialisation de vos différents process RH ne pourra pas se faire du jour au lendemain. De fait, avant de vous lancer dans cette transition, vous devez prendre en compte le fait qu’elle va grandement modifier le fonctionnement de votre entreprise à différents niveaux. La mener simultanément sur plusieurs fronts, afin de remplir votre objectif, peut ainsi paralyser certains processus de fonctionnement de votre structure, le temps que la transition soit bouclée.
Pour mener une transition digitale efficace de votre service des ressources humaines, l’idéal serait de vous faire accompagner par un spécialiste. Celui-ci pourra mieux vous conseiller sur les solutions qui pourront améliorer les workflows de votre entreprise selon ses particularités. Voici quelques cas d’usages qui peuvent être envisagés.
La gestion du dossier RH sur le plan administratif
Au cours d’une année, de nombreux collaborateurs peuvent rejoindre ou quitter une entreprise en fonction de la taille de cette dernière. La gestion administrative de leur dossier RH devra alors être réalisée individuellement si votre société ne dispose pas d’un SIRH. Cela représente une quantité considérable de documents à réunir (carte d’identité, RIB, diplômes et attestations…) et à archiver.
Par ailleurs, ces différents documents devant être régulièrement tenus à jour, des modifications peuvent survenir si un employé devait actualiser sa situation. Il faudrait alors se référer à ce dossier et créer un historique pour garder une trace des modifications.
La dématérialisation prend tout son sens dans ce cas d’usage pour constituer et tenir facilement à jour les dossiers du personnel. En adoptant un SIRH, vous pouvez centraliser toutes les informations relatives à un salarié, de la signature de son contrat à son départ de l’entreprise. Le format numérique vous permettra également de retrouver plus rapidement son dossier en cas de besoin.
Le passage des documents RH au numérique
Appelée GED dans le monde professionnel, la Gestion Électronique des Documents est une sorte de bibliothèque digitale. Elle permet de regrouper toute la documentation nécessaire au respect des règles et au bon fonctionnement de l’entreprise. Vous pouvez ainsi y regrouper des documents comme :
- le règlement intérieur,
- un modèle du contrat de travail,
- les informations sur la cantine ou les pauses,
- les règles d’utilisation des équipements informatiques pour sécuriser votre entreprise.
Au moment de choisir votre solution SIRH, prenez le soin de vérifier la possibilité d’héberger votre bibliothèque numérique sur vos serveurs ou le cloud, selon vos besoins. Vous pouvez également vérifier la présence d’une fonctionnalité de validation serveur pour les documents, si vous souhaitez personnaliser et automatiser le processus de signature de contrats par les nouveaux employés. Ce genre de solution vous permet de préserver l’intégrité de vos documents et de recevoir des avis de lecture, nécessaires pour l’aspect juridique.
Le paiement des employés et le coffre-fort électronique
Généralement à la source de nombreux problèmes en interne, le paiement des employés constitue l’une des tâches les plus ardues pour le service RH. Entre la logistique nécessaire pour la mise sous pli, l’envoi des bulletins de paie et les coûts qui y sont associés, il est possible de faire une erreur en cherchant à optimiser ces processus. Par ailleurs, vous avez l’obligation de conserver toutes vos fiches de paie et factures de société dans des archives sécurisées.
Le SIRH vous sera utile dans cette situation pour automatiser le paiement des employés. Vous pourrez profiter d’un traitement électronique beaucoup plus rapide et sans risques d’erreurs. Si un employé devait avoir une promotion suivie d’une augmentation salariale, il suffirait d’ouvrir son dossier RH et de le modifier pour que son nouveau paiement soit pris en compte.
Un tel système vous permet également d’économiser grandement sur les coûts d’envoi dans la mesure où certaines solutions intègrent déjà des facilités de paiement. Il faudra alors vous assurer, au moment de choisir vos modules applicatifs, que la méthode traditionnelle de paiement de votre société est bien présente. Vous pouvez également jauger les avantages à réaliser une transition vers l’une des méthodes proposées par les développeurs du SIRH choisi.
Pour finir, vous pouvez, avec un SIRH, stocker pendant plusieurs décennies (en fonction de la solution que vous adoptez) les bulletins de paie et factures électroniques de votre société. Cette solution de stockage se nomme le coffre-fort électronique et elle vous permet d’améliorer considérablement l’archivage et la recherche des documents financiers de votre entreprise.
L’envoi des justificatifs et des notes de frais
Au cours de leurs différentes missions, vos employés peuvent réaliser des dépenses de services. Pour les justifier, ils doivent généralement constituer un dossier réunissant toutes les notes de frais bien conservées, afin de le transmettre au service RH. Avec un SIRH, vous pouvez simplifier la gestion de cette opération. Il suffira de mettre à la disposition de vos salariés, un applicatif smartphone qui leur permettra de remplir les détails de leurs notes de frais et d’y joindre une capture.
Certaines de ces solutions permettent d’ailleurs aux utilisateurs d’extraire directement le texte des factures grâce à la reconnaissance des caractères, leur épargnant un remplissage manuel. De cette manière, le logiciel chargé de leur analyse peut vérifier les différents plafonds autorisés et alerter le gestionnaire des ressources humaines si une note est digne d’attention.
Après approbation, un module du SIRH peut également se charger de compléter les documents comptables et de mettre le paiement à disposition pour le salarié. D’autres solutions intègrent l’utilisation de cartes de paiement personnalisées pour reconnaître automatiquement certains types de factures.
En dehors de ces 4 cas d’usages, vous pouvez trouver de nombreux autres qui peuvent être utiles au fonctionnement de votre entreprise. Il faudra simplement prendre le soin de réaliser une première analyse, afin de déterminer les particularités de votre société tout en prenant le soin de faire intervenir les professionnels concernés.