Dans une entreprise, les tâches purement administratives telles que la gestion du personnel, l’organisation des activités, les notes de frais, la gestion de la paie, etc. relèvent de la compétence du responsable RH. Ce dernier peut donc être débordé par ces missions qui ne lui permettent pas de se focaliser sur son cœur de métier : la gestion des talents et des performances de la structure.

Face à cette situation, l’investissement dans un système d’information de gestion des ressources humaines RH (SIRH) apparaît comme la solution ultime. Ce type de logiciel est un véritable allié qui facilite l’automatisation des tâches relatives à la gestion administrative, tout en assurant le management des compétences. Quels sont donc les avantages d’un logiciel RH ? Pourquoi est-il plus indiqué d’utiliser cette solution au détriment d’un tableur RH via Excel par exemple ?

Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?

Le logiciel RH est un outil de stockage, de traitement et de gestion des informations telles que les noms, les adresses, les numéros de sécurité sociale ou les numéros d’identification nationaux, les permis ou visas de travail des employés de l’entreprise, ainsi que les données sur les personnes à charge. Ainsi, on peut considérer ce système comme une base de données intelligente qui renseigne le gestionnaire des ressources humaines sur les collaborateurs de l’entreprise.

Cet outil présente également des fonctionnalités telles que le recrutement et le suivi des aspirants aux postes vacants de la société, l’analyse des performances ainsi que la gestion des heures et des présences ou encore des congés. Certains modèles disponibles sur le marché proposent même des options self-service, voire des fonctionnalités comptables pour faciliter le quotidien du responsable RH.

Le rôle de cette solution logicielle est de garantir une interaction entre les informations et les modules de production de rapports. Ainsi, grâce à la simplicité d’un logiciel RH, le service des ressources humaines d’une entreprise peut facilement accéder aux données stockées dans un système d’information et les exploiter convenablement. Vous pourrez ainsi gérer les congés et les absences, le temps et les activités, la gestion documentaire et divers indicateurs RH.

Qu'est-ce qu'un logiciel RH ? Comment sélectionner un logiciel RH ?

Pourquoi le logiciel RH et non un tableur Excel ?

Il y a quelques années, la majorité des départements des ressources humaines conservaient les dossiers électroniques sur leurs salariés en utilisant des systèmes aléatoires de feuilles de calcul. Ces outils étaient généralement hébergés sur place et seulement quelques administrateurs du service RH pouvaient y accéder.

Heureusement, de nos jours, les solutions logicielles connectées sont venues révolutionner le domaine des ressources humaines grâce aux fonctionnalités sur mesure qu’elles proposent.

Une meilleure accessibilité et une sécurisation accrue des données

La vulnérabilité est le principal problème du tableur Excel pour la gestion de vos données. En dehors des mauvaises manipulations qui peuvent supprimer, casser ou écraser un fichier de données sensible, cet outil présente également des failles de sécurité. Ainsi, lorsque vous conservez toutes les informations sur vos employés dans un classeur, le degré de sécurité est faible. Il n’est pas facile de contrôler tous les accès ou de savoir qui tente d’accéder à ces fichiers.

De plus, même si vous mettez en place des règles de sécurité « infaillibles », comment pourrez-vous récupérer vos données si un sinistre survient et que vous ne pouvez pas vous rendre dans vos bureaux ?

Avec un logiciel RH, toutes les questions de sécurité et d’accessibilité sont réglées. La majorité des systèmes d’information intègrent des fonctions de reprise après une catastrophe ou un dysfonctionnement. Parmi ces fonctions, on trouve notamment la sauvegarde de votre base de données à des lieux distincts et protégés et l’hébergement des informations sur des serveurs miroirs. En conséquence, il devient plus facile de restaurer votre système après une attaque ou un sinistre.

Par ailleurs, sachez que si vous utilisez des documents pour suivre les informations des employés, vous créerez sur le long terme des silos de données (ensembles de données accessibles seulement à une partie de l’entreprise). En optant pour un logiciel RH par contre, vous tenez compte de la sensibilité et de la sécurité des informations dont vous disposez, tout en les rendant accessibles aux bonnes personnes.

Qu'est-ce qu'un logiciel RH ? Comment sélectionner un logiciel RH ?

Une meilleure capacité d’analyse et une performance accrue

Si votre entreprise compte plus de 10 employés, sachez que vous pouvez très rapidement vivre un cauchemar administratif si vous utilisez un classeur Excel ou des papiers. Un système RH vous aidera à mieux gérer les données, en réduisant au maximum le temps de consultation des fichiers. Vous pourrez aisément établir la fiche de paie d’un employé, ou connaître le nombre de jours de vacances déjà pris par une personne qui travaille pour vous depuis des années.

Outre une augmentation de votre productivité, un bon logiciel RH vous aide à réaliser des économies et à prendre les meilleures décisions pour le bon fonctionnement de votre structure.

Le logiciel RH : pour une meilleure gestion des carrières

Opter pour une solution SIRH, c’est en finir avec les recherches fastidieuses de données. Un logiciel RH permet au département des ressources humaines de consacrer moins d’heures aux tâches de bureau, d’assurer l’exactitude des renseignements sur les salariés et de permettre à ces derniers de jouer un rôle plus important dans la gestion de leurs données personnelles.

En outre, ce système moderne offre également un libre-service employé ou gestionnaire. De fait, les processus de changement des informations de base ou de modification de l’organisation interne deviennent plus performants et prennent beaucoup moins de temps qu’avec les requêtes sur papier.

Comment sélectionner un logiciel RH ?

La sélection d’un SIRH est un réel défi, car il existe de multiples alternatives. Choisir les options qui conviennent le mieux aux besoins de votre entreprise est parfois compliqué. Tous les prestataires en SIRH que vous contacterez essaieront de vous rassurer quant au fait que le système qu’ils vous proposent est parfait pour votre structure.

Vérifiez donc ces affirmations auprès de différentes sources : clients actuels, groupes de discussion sur internet, avis des clients sur les comparateurs de logiciels tels que Appvizer, Google et sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.).

Tenez également compte de l’agrandissement futur de votre société. Même si elle ne compte qu’une poignée de personnes aujourd’hui, n’oubliez pas que le nombre d’employés peut doubler ou tripler dans un futur proche.

Il faudra donc opter pour un système qui pourra avancer avec votre structure. Par ailleurs, veillez à la capacité d’automatisation des logiciels proposés. Réalisez des tests si possible afin d’être certain que tous les composants du dispositif interagissent correctement entre eux.