Un employeur peut demander à ses salariés de se déplacer pour répondre aux besoins de l’entreprise. Dans certains cas, les déplacements professionnels font partie intégrante du travail d’un employé et engendrent des frais qu’il convient de bien gérer. Le point sur leur gestion et leur remboursement.
Notes de frais : la bonne gestion des déplacements professionnels
En tant que salarié amené à se rendre quelque part pour le compte de l’entreprise, il est essentiel pour vous d’en savoir plus sur le remboursement des frais de déplacement de façon générale. Une bonne gestion de ces derniers commence dès le contrat, puis dans les consignes qui doivent être parfaitement claires.
Les déplacements dans le contrat
Lorsque vous exercez un métier qui vous oblige à vous déplacer, vous ne pouvez pas contester. Toutefois, vous pouvez demander lors de l’embauche que le périmètre de déplacement soit spécifié dans le contrat. Les dispositions prises pour les repas, mais aussi pour l’hébergement doivent être précisées en cas de déplacement considérable. Ce « détail » est essentiel, car l’employeur n’est aucunement obligé de rembourser les frais si rien n’est prévu dans le contrat.
Les consignes concernant les déplacements
Les consignes de l’employeur concernant les déplacements doivent être précises et accessibles pour les salariés susceptibles d’être concernés. Doivent être précisés les modes de transport pour les différents types de destinations, mais aussi votre droit ou non de vous procurer des billets d’avion classe affaires ou des tickets de train de première classe. La personne qui doit se procurer les tickets ainsi que la compagnie sollicitée devront également être mentionnés en plus des tarifs de remboursement. Pour finir, vous devez retrouver la liste des justificatifs à fournir, le destinataire, les signatures à récolter ainsi que le délai de production par rapport à la date du déplacement.
Le point sur le remboursement des frais pour les déplacements
À mesure qu’une entreprise se diversifie et se développe, les salariés peuvent être amenés à se déplacer régulièrement hors des locaux. Les coûts professionnels liés à ces déplacements doivent être pris en charge par votre employeur.
Déplacements : le remboursement des frais professionnels
Votre employeur est tenu de rembourser les dépenses engendrées par vos déplacements pour les frais de transport, d’hébergement et de repas. Sachez qu’il est en outre en droit de limiter le remboursement aux frais absolument nécessaires si l’information concernant cette intention a été transmise. Il peut également opter pour le mode de remboursement qui lui convient. Les distinctions entre collaborateurs ne sont en outre envisageables que si les raisons sont objectives et pertinentes.
Déplacements professionnels : comment demander à être remboursé ?
Afin de vous faire rembourser, il vous faudra établir une note de frais à votre retour. L’intégralité des frais professionnels durant une période donnée doit y figurer et cette note doit être accompagnée d’un justificatif prouvant la réalité des dépenses engagées.
Une fois validée par votre supérieur, puis vérifiée par le service comptable qui gère le tout grâce à un logiciel dédié, vous serez remboursé. Pour une meilleure gestion, l’entreprise peut décider de vous fournir une carte Visa Business qui sera reliée à son compte bancaire. Grâce à cette solution, les demandes de remboursement de frais liés aux déplacements dans le cadre de vos activités n’ont plus lieu d’être.