Business / B2B

Comment évaluer la performance d’une plateforme ECM ?

— 6 minutes de lecture
Comment évaluer la performance d'une plateforme ECM ?

Une plateforme ECM est un outil conçu pour aider les entreprises dans la gestion de leurs contenus. Celle-ci passe par le stockage des données, l’automatisation des workflows ou encore l’analyse en temps réel des données. Elle permet donc aux entreprises d’augmenter leur productivité et une réduction des ressources nécessitant un coût de déploiement élevé. Cependant, pour bénéficier de ces avantages, il est très important d’opter pour une plateforme ECM performante. Voici les différents paramètres à envisager pour évaluer efficacement la performance d’une plateforme ECM.

L’automatisation des différents processus

L’activité d’une entreprise amène ses employés à recourir régulièrement ou ponctuellement à un certain nombre de processus. Qu’il s’agisse de processus liés au service clientèle ou de mécanismes de vérification des factures, ces derniers ne sont généralement pas automatisés ou standardisés. Votre plateforme ECM doit pouvoir vous aider à remédier à cela.

Les concepteurs des plateformes ECM sont conscients que la plupart des opérations menées dans une entreprise suivent le même modèle. Qu’il s’agisse de traitement de messages entrants, de traitements de factures, d’un processus RH, des approbations ou des validations, tous ces mécanismes présentent une base commune. Une plateforme ECM performante doit donc offrir la possibilité d’automatiser ces différentes tâches.

Grâce à une composante propre à ce type de plateforme, vous pouvez offrir cette possibilité à votre société. Cette composante est connue sous le nom de gestion des processus métier (GPM). Mieux, le GPM ne se contente pas d’automatiser les différents mécanismes de production. Il permet également de combiner différentes catégories de processus et facilite la numérisation des différents mécanismes opérationnels. Vous pouvez unir les informations, les processus d’entreprise et les applications sur une plateforme ECM d’après le site sergroup.com, un des principaux éditeurs de logiciels ECM.

Comment évaluer la performance d'une plateforme ECM ?

Une IA performante et au service de l’utilisateur

Le volume de données et d’informations d’une entreprise est amené à croître. Dès que votre structure commence par s’étendre, alors celle-ci voit sa base de données prendre un volume assez conséquent. Une situation qui est généralement due à la répétition des processus métier, à l’augmentation de la clientèle ainsi qu’aux négociations avec les partenaires.

Avec le temps, une grande partie de cette masse d’information finit par disparaître. Selon les experts, près de 80% des informations liées à une entreprise sont cachées. Le rôle de la plateforme ECM dans cette situation doit être de vous permettre d’avoir à tout moment une visibilité sur toutes ces informations dissimulées. Elle doit également vous aider à tirer profiter de cette masse de données. Seule une IA performante peut vous permettre d’atteindre ce but.

Une IA performante doit également être en mesure d’offrir une assistance et faciliter le processus d’automatisation. Elle doit être capable de classer les documents de votre entreprise tout en leur attribuant des métadonnées afin de faciliter leur identification. L’objectif est de permettre à vos employés de se concentrer sur les tâches créatives et génératrices de valeurs ajoutées. L’IA doit également être capable d’identifier les contenus qui offrent une complémentarité ou des similitudes et assurer l’identification des documents d’expertise.

La fédéralisation des différents contenus

Il est très rare qu’une entreprise dispose d’un système de centralisation des informations. Le constat est que les informations sont disparates et stockées sur différents supports de stockage. Une situation qui ne permet véritablement pas de centraliser toutes ces données. Heureusement, il existe des plateformes ECM qui sont en mesure d’apporter une solution viable à toute entreprise ayant des soucis d’archivage et de centralisation des données.

Elles disposent généralement d’un système de fédéralisation de contenus grâce auquel vous avez la possibilité d’interconnecter tous les supports de stockage d’informations. Qu’il s’agisse d’une base de données, de Microsoft SharePoint ou de différents répertoires de fichiers, les utilisateurs doivent pouvoir accéder directement à leurs contenus à partir de la plateforme.

Ce système de fédéralisation fonctionne grâce à une gestion active de l’information, à l’affectation du contexte ainsi qu’à une simplification des processus de transfert. La gestion active de l’information permet d’organiser les différentes données alors que l’affectation permet de les relier à un processus donné. En ce qui concerne la facilité de transfert, cela permet à l’utilisateur d’accéder à un document en un simple clic.

IA

Une personnalisation de l’offre et une rapidité de déploiement

Les besoins des entreprises ne sont certainement pas les mêmes. Il peut arriver que les processus se ressemblent, mais il y a toujours des points de divergence même lorsqu’il s’agit d’organismes qui travaillent dans le même secteur. Il est donc important que tout logiciel conçu pour automatiser les processus métier des entreprises puisse tenir compte des différentes nuances.

Certes, les procédés standardisés assurent une mise en œuvre rapide des choses. Cependant, cette manière de faire est loin d’être efficace. Le niveau de performance de votre plateforme ECM passe donc par sa capacité à adapter les solutions qu’elle vous offre aux besoins réels de votre entreprise. Pour cela, il est important que celle-ci offre des options de personnalisation qui tiennent compte de toutes les possibilités.

Mais attention, il ne faut pas non plus que la solution ECM nécessite une personnalisation de A à Z pour chacun des processus qu’elle prend en compte. La flexibilité demandée à une plateforme ECM performante concerne seulement quelques options de personnalisation. Par ailleurs, il faut souligner qu’il est également important que les solutions standardisées soient rapides à mettre en œuvre et prêtes à l’emploi.

Une ergonomie et une expérience client optimale

Une plateforme ECM performante doit s’évaluer en se basant sur l’ergonomie et l’expérience client. Il s’agit avant tout d’un outil qui est destiné à être utilisé par différentes personnes. Vous devez donc vous assurer que le logiciel ECM que vous avez choisi pour votre entreprise puisse convenir à tous les utilisateurs possibles.

Pour cela, il ne faut pas seulement tenir compte de la convivialité offerte par la plateforme ECM pour laquelle vous avez opté. Il faut déjà s’assurer que les différentes solutions offertes par le logiciel disposent d’un mode opératoire uniformisé. Un logiciel qui offre des modes opératoires différents d’un processus à un autre est très mauvais pour l’ergonomie et l’expérience client. Il induit une perte de temps et oblige les utilisateurs à faire des efforts de réadaptation pour chaque processus. D’un autre côté, la plateforme ECM doit également tenir compte des besoins personnels de chaque utilisateur. Pour évaluer cela, il faut considérer les solutions flexibles et adaptatives offertes par la solution que vous allez choisir.

Commentaires

Laisser un commentaire

Votre commentaire sera révisé par les administrateurs si besoin.